La Presidenta Municipal destaca que Benito Juárez es el primer municipio de Quintana Roo en tener una dirección general de Archivo, un Reglamento Municipal del Archivo Municipal y lineamientos para la baja documental de expedientes.
CANCÚN.- La Presidenta Municipal, Ana Paty Peralta, informó que para consolidar un gobierno más eficiente, la dirección de Archivo Municipal del Ayuntamiento de Benito Juárez trabaja en el proyecto para iniciar la digitalización de los expedientes y documentación de la administración pública, lo que beneficiará en ahorro de papel hasta en un 50 por ciento, mayor orden, transparencia así como correcto manejo para los procesos de entrega-recepción.
Recordó que Benito Juárez ha avanzado significativamente en esta materia, ya que es el primer municipio de Quintana Roo en tener una dirección general de Archivo, así como un Reglamento Municipal del Archivo Municipal y lineamientos para la baja documental de expedientes, además que el 95 por ciento de las instancias cumplieron en 2022 con el Catálogo de Disposición Documental, que es el índice de todos sus papeles.
De acuerdo con la información de dicha dependencia, las unidades administrativas, que son todas las secretarías, direcciones generales y direcciones, ya han cumplido con el primer paso que es el escaneo de los expedientes físicos, por lo que posteriormente se espera el manejo de una plataforma en línea, la cual se crearía en conjunto con la Secretaría Técnica.
“Va a haber un ahorro importante porque no se van a emitir tantos oficios físicos, sino digitales, sin embargo, los documentos como actas y contratos aunque estén en el entorno virtual, todavía la ley pide conservarlos”, explicó.
Al respecto, el director de dicha dependencia, Vicente Díaz Muñoz, aclaró que la diferencia entre escaneo y digitalización, es que el primero es una copia pero no es original del papel y en el segundo caso, se requiere crear el archivo desde la plataforma en línea con las firmas digitales, por lo que una vez que esté funcionando, permitirá también desde ahí gestionar procesos internos como catálogos y transferencias.
“Todo esto es, primero que nada por orden y para beneficio de los procesos de entrega-recepción. Una de las encomiendas de la Presidenta Municipal es que exista la mayor transparencia en nuestros archivos, es decir que su manejo sea rápido y expedito”, indicó.
Subrayó que este logro contribuirá a la eficiencia, ya que cuando se tiene todo ordenado y clasificado, encontrar información será más rápido e inclusive se podría proporcionar en formato digital, a diferencia de antes que los ciudadanos acudían a pedir material y no se tenía organizado debidamente.
“Archivar no nada más es guardar, sino hacerlo ordenadamente. Es información que nos sirve hoy en día pero también como algo histórico de lo que se hizo y muchas veces, se puede retomar para hacer cosas en el presente. Todas las instancias estamos obligadas a guardar archivo que reflejen las funciones de los servidores públicos”, finalizó.